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3 passos para tornar os documentos da sua empresa seguros – Digitalização

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Digitalização e documentos seguros

Pessoas por todo o mundo estão a viver cada vez mais vidas digitais. No entanto, em certos aspetos, as pessoas ainda dependem do papel. O mundo dos negócios não é uma exceção a este facto.

As empresas em todo o mundo têm experiência em primeira mão sobre a dificuldade de proteger e lidar com documentos em papel na atual era digital. Essa dificuldade pode ocorrer devido à legislação atual, à política de registros internos ou até à falta deles. Tendo como consequência muitas empresas ainda terem salas de arquivos cheias de documentos em papel, facto que dificulta a gestão e proteção de todas essas informações. Atualmente a segurança das informações é mais importante do que nunca.

Em termos simples, os documentos em papel estão sempre em risco. Mesmo que esses documentos estejam trancados num armário com cadeado, podem ser facilmente vistos por pessoas não autorizadas dentro de uma empresa ou até mesmo por alguém que encontre um arquivo por acidente. Além disso, documentos em papel podem ser perdidos, danificados ou mesmo acidentalmente descartados, e as empresas estão sob crescente pressão para resolver tais problemas.

Aqui, a solução passa por seguir o caminho do digital. Ao implementar uma solução de gestão de conteúdo, como Content Services – uma ferramenta destinada a automatizar processos manuais e gerir eficientemente o conteúdo e todas as informações corporativas – as empresas poderão armazenar documentos digitalmente, controlando o acesso e protegendo suas informações com back-ups regulares e automáticos com a mais recente tecnologia e segurança de dados.

Como tornar a informação da sua empresa mais segura

1. Torne a sua sala de arquivos digital

Com uma solução de gestão documental a má colocação ou perda de um documento deixa de ser uma desculpa válida para um trabalhador não poder prestar um bom serviço ao cliente ou este assinar um contrato com a empresa. Os clientes esperam que as empresas protejam seus dados e tomem as medidas apropriadas para protegê-los, mas os riscos que acompanham o armazenamento dos seus próprios documentos em papel são muito grandes.

É evidente que uma sala de arquivos de uma empresa não é nenhum “castelo”, pois na maioria essas salas não apresentam as medidas de segurança adequadas para restringir o acesso a ela. Os arquivos em papel podem ainda ser removidos e nunca trazidos de volta, podem também desaparecer e inclusive estão sujeitos a qualquer tipo de dano maior causado por incêndio ou inundação. Com todos esses potenciais riscos que qualquer empresa enfrenta diariamente, está na hora de digitalizar a sua sala de arquivos e reduzir os seus riscos.

Seguir o caminho digital basicamente significa que há um risco menor de os documentos caírem em mãos erradas, os documentos estão sempre disponíveis e totalmente editáveis – e tudo isto pode ser feito praticamente por ferramentas de gestão de conteúdo.

Esta solução de gestão de conteúdo apresenta tecnologia como criptografia de ponta que mantém os dados protegidos, impedindo que qualquer pessoa não autorizada os leia, enquanto os backups automáticos garantem que os dados não sejam perdidos, armazenando-os num local centralizado off-site, se estiver um off-site backup disponível, ou se estiver a usar uma solução de nuvem.

2. Coloque informações acessíveis apenas a pessoal autorizado

Uma das principais preocupações das empresas é como evitar que pessoas não autorizadas acedam a dados altamente confidenciais. Os documentos em papel podem cair nas mãos de praticamente qualquer pessoa, e simplesmente não há forma de monitorizar quem os viu ou os editou. Em outras palavras, está na hora de abandonar a gestão de conteúdos do passado, com salas de armários cheias de documentos em papel e entrar na era digital.

As empresas de hoje-em-dia precisam de ferramentas para ajudá-las a garantir a segurança e integridade dos dados, e é aí que entram as mais recentes soluções digitais. Sem digitalizar documentos, é impossível para as empresas monitorizar exatamente quando e quem está a aceder e editando os arquivos. No entanto, após a introdução destas ferramentas, o acesso pode ser estritamente controlado.

Com esta ferramenta, os gestores têm a capacidade de conceder permissões ou direitos de acesso a documentos específicos que foram digitalizados para indivíduos ou grupos dentro e fora da empresa. Além disso, as regras podem ser estabelecidas para que apenas a hierarquia mais alta das pessoas da empresa possam aceder aos dados mais sensíveis.

3. Monitorize os acessos dos documentos da sua empresa

Além de simplesmente proteger quem pode aceder às informações, plataformas como Enterprise Content Management ou Serviços de Conteúdo permitem que as empresas percebam quem acedeu a um documento, que parte acederam, quando foram acedidos e como acederam a tal documento. Isso proporciona uma visibilidade e transparência muito maiores, o que é fundamental à medida que as empresas procuram garantir confidencialidade e integridade de todas as suas informações.

Esse recurso torna-se ainda mais valioso quando se trata de auditorias, caso um erro seja cometido no processo ou em caso de reclamações. As mudanças podem ser monitorizadas e os problemas podem ser rapidamente identificados, evitando todos os problemas que advém do anonimato. Através da digitalização de documentos, as empresas podem assim garantir que as suas informações mais confidenciais sejam seguras, mesmo após a permissão de direitos de acesso aos documentos.

Ao ser capaz de analisar todas as vezes que um documento é acedido, as empresas podem garantir que sua política de segurança funcione de acordo com o planeado e que a toda a equipe da empresa tenha as permissões corretas. Quando o assunto é proteção de dados, a vigilância é tudo. Monitorizar o acesso é a melhor maneira de vigiar toda a documentação de uma empresa.

Considerando tudo o que foi referido acima, os serviços de conteúdo não são úteis apenas em termos de eficiência e organização dentro dos escritórios – estes serviços de conteúdo também desempenham um papel importante no que diz respeito a estratégias de segurança modernas para as empresas. A gestão de documentos digitais permite que as empresas monitorizem todas as ações e eliminem o risco de perder, danificar ou destruir um documento.

No final, isso é crucial não apenas em relação às informações internas da empresa, mas também às informações dos clientes, que confiam nas empresas seus dados pessoais, facto esse que pode ser assegurado pela implementação de soluções digitais como a gestão de conteúdos (ECM).

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