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Gestão de conteúdos – a chave para o sucesso da sua empresa

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A era da internet trouxe consigo mais dados e informações do que nunca e esse é um dos maiores desafios que as empresas enfrentam atualmente. Embora os clientes possam enviar ou pedir informações online e muitas tarefas possam ser feitas digitalmente, todavia um número surpreendente de organizações ainda estão atrasadas na digitalização dos seus processos e dependem de pastas físicas e armários para arquivar os seus documentos importantes em papel.

Tendo em consideração a real importância da digitalização, as empresas estão cada vez mais a considerar criar planos de transformação digital que introduzam ferramentas como a gestão de conteúdo corporativo (ECM), sistemas de gestão de documentos e gestão inteligente de informação (IIM), a fim de agilizar todo o processo de informação que entra e sai da empresa diariamente. Tais ferramentas são o elemento-chave de qualquer plano de transformação digital, dotando a empresa de ferramentas atuais e de recursos do seculo XXI.

Este tipo de planeamento é essencial para as empresas à medida que estas procuram simplificar os seus processos e melhorar a eficiência de toda a sua organização. Ao implementar soluções como ferramentas de gestão de conteúdos, as organizações têm muito a ganhar e devem considerar esses investimentos como parte do plano de transformação digital, sabendo que o uso de tais ferramentas permitirá obter um claro retorno sobre o investimento. 

Benefícios da gestão de conteúdos

Um dos principais benefícios de tal ferramenta é o aumento da produtividade dos funcionários. Os funcionários deixaram de perder horas à procura dos documentos em papel no armário ou na secretária do escritório. O uso desta ferramenta permitirá aos funcionários terem acesso automático e imediato aos documentos que necessitam através de processos intuitivos e transparentes.
A partir daí, cada acesso a um documento pode ser rastreado e observado para tornar os processos de auditoria ainda mais fáceis. Com tantas possibilidades de simplificação de processos, é fácil de ver como esta ferramenta pode tornar os funcionários e as empresas mais produtivas.

As soluções digitais também ajudam a evitar e reduzir riscos.
Ao manter tudo organizado num sistema digital, as probabilidades de perder informações importantes são reduzidas. Com as cópias segurança no sistema, torna-se mais fácil evitar ameaças de hackers ou erros de funcionários. As informações armazenadas pela empresa são altamente sensíveis ou pessoais para os funcionários ou clientes, e perder tais informações é um risco que nenhuma empresa se pode dar ao luxo de cometer.

Com todos os inúmeros benefícios que uma solução de gestão de conteúdos e documentos oferece às empresas, estas deveriam ponderar o seu uso. Este tipo de solução proporciona um excelente retorno de investimento e estabelece a base para o sucesso de qualquer empresa, com o crescimento continuo como a característica fundamental.

Posto isto, qualquer empresa ao adiar a decisão de implementar um sistema de gestão de conteúdos e documentos está consequentemente a colocar em risco o seu sucesso e a negar o primeiro passo para melhorar a produtividade da sua empresa.

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