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Gestão de conteúdos

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Gestão de conteúdos

A era da internet trouxe consigo mais dados e informações do que nunca e esse é um dos maiores desafios que as empresas enfrentam atualmente. Hoje em dia os clientes podem enviar ou pedir informações on-line e muitas tarefas podem ser feitas digitalmente, todavia um número surpreendente de organizações estão atrasadas na digitalização dos seus processos e dependem de pastas físicas e armários para arquivar os seus documentos importantes em papel. 

As ferramentas usadas na gestão dos conteúdos

Tendo em consideração a real importância da digitalização, as empresas estão cada vez mais a considerar criar planos de transformação digital que introduzam ferramentas como a gestão de conteúdo corporativo (ECM), sistemas de gestão de documentos e gestão inteligente de informação (IIM), a fim de agilizar todo o processo de informação que entra e sai da empresa diariamente. Tais ferramentas são o elemento-chave de qualquer plano de transformação digital, dotando a empresa de ferramentas atuais e de recursos do seculo XXI.

Este tipo de planeamento é essencial para as empresas à medida que estas procuram simplificar os seus processos e melhorar a eficiência de toda a sua empresa. Ao implementar soluções como ferramentas de gestão de conteúdo, as organizações têm muito a ganhar e devem considerar esses investimentos como parte do plano de digitalização, sabendo que o uso de tais ferramentas na sua empresa permitirá obter um claro retorno sobre o investimento. 

Vantagens das ferramentas de gestão de conteúdos

Um dos principais benefícios de tal ferramenta é a produtividade dos funcionários aumentar. Os funcionários deixaram de perder horas à procura dos documentos em papel no armário ou na secretaria do escritório. O uso desta ferramenta permitirá aos funcionários terem acesso automático e imediato aos documentos que necessitam através de processos intuitivos e transparentes. A partir daí, cada acesso a um documento pode ser rastreado e observado para tornar os processos de auditoria ainda mais fácil. Com tantas maneiras de simplificar os processos, é fácil de ver como esta ferramenta pode tornar os funcionários e as empresas mais produtivas.

As soluções digitais também ajudam a evitar e reduzir riscos. Ao manter tudo organizado num sistema digital, as probabilidades de perder informações importantes são reduzidas. Com cópias seguras de backup armazenadas no sistema, torna-se fácil evitar ameaças de hackers ou erros de funcionários. Quando todas as informações armazenadas pela empresa são altamente sensíveis ou pessoais para os funcionários ou clientes, perder tais informações é um risco que nenhuma empresa se pode dar ao luxo de cometer.

Gestão Documental

Com todos os inúmeros benefícios que uma solução de gestão de conteúdos e documentos oferece às empresas, estas deveriam ponderar o seu uso. O uso desta solução proporciona um excelente retorno de investimento e estabelece a base para o sucesso de qualquer empresa, com o crescimento continuo como a característica fundamental.

Posto isto, qualquer empresa ao adiar a decisão de implementar um sistema de gestão de conteúdos e documentos está consequentemente a colocar em risco o seu sucesso e a negar o primeiro passo para melhorar a produtividade da sua empresa.

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