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Soluções de captura de informação – o caminho para a eficiência

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SOLUÇÕES DE CAPTURA

À medida que as empresas começam a iniciar a implementação de um plano de transformação digital, o primeiro passo é investir em soluções de captura de informação. Tomar essa decisão, de mudar para o mundo das tecnologias pode ser assustador, principalmente porque é o primeiro passo no processo mas o retorno de investimento é positivo dado que as ferramentas de captura de informação atuais são acessíveis para qualquer tipo de empresa.

Um plano de transformação digital coloca uma empresa em sintonia com as necessidades do mundo dos negócios moderno, capitalizando as melhores e mais recentes tecnologias, tornando as operações da empresa mais eficientes. 

Benefícios do uso de soluções de captura de informação

Seguindo estas etapas e processos, as empresas podem evoluir digitalmente, permitindo-lhes alcançar novos níveis de eficácia, introduzir novos níveis de tecnologia e consequentemente ter sucesso, facto que era inatingível sem a introdução de um plano de transformação digital.

Soluções de captura de informação são geralmente consideradas como o primeiro passo de todo este processo. Isso ocorre porque as empresas necessitam de receber as informações, mas também trabalha-las e despender de tempo para o fazer.

Com as soluções de captura digitalizar todas as informações recebidas e armazena-las automaticamente no sistema da empresa, abre as portas para os próximos desenvolvimentos de um plano de transformação digital, que muitas vezes pode ser mais complicado e mais caro se for feito de outras formas.

SOLUÇÕES DE CAPTURA DE INFORMAÇÃO

Atualmente, muitas empresas têm uma equipa dedicada apenas para a inserção de dados. O processamento de dados e informações pode ser uma tarefa de longa duração, que envolve mail, seja em papel ou digital, e as informações relevantes são colocadas manualmente num sistema antes de arquivar o documento fisicamente. As soluções de captura farão todo esse trabalho automaticamente (com exceção do armazenamento do documento físico).

Um dos benefícios do uso destas soluções é que as informações extraídas dos documentos são armazenadas sempre com bastante precisão. A elevada precisão destas soluções de captura permite converter automaticamente dados complexos e as principais informações ou números em dados de fácil leitura ao utilizador, armazenando-os em sistemas integrados de gestão de negócios.

A maioria das soluções de captura de informação, por opção inclui uma cópia digitalizada das informações originais, como uma forma de backup de segurança mas também para que a equipa possa consultar manualmente quaisquer dados relacionados a estes.

Outra vantagem do uso das soluções de captura de informação é os seus custos reduzidos.

Uma solução de captura pode executar a tarefa muito mais rapidamente do que uma pessoa, permitindo que mais informações sejam processadas no mesmo período de tempo e custa bastante menos que uma equipa dedicada apenas para a inserção de dados.

A implementação destas ferramentas apenas requer um custo inicial de investimento e depois uma mensalidade baixa para o uso do software. Tal implementação faz com que as pessoas da equipa de inserção de dados possam fazer outro tipo de tarefas e mais complexas dentro da empresa.

Posto isto, fica claro que o uso de soluções de captura de informações com o tempo permite um retorno do investimento garantido.

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