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3 Razões para a sua empresa usar soluções de conteúdo

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SOLUÇÕES DE CONTEÚDO

Actualmente existe um crescimento sem precedentes de conteúdo e de dados comerciais, facto que leva as empresas atuais a enfrentar novos desafios no tema armazenamento de documentação. Muitas empresas desconhecem as soluções de conteúdo e ainda estão armazenando cópias originais e impressas dos seus dados todavia esse tipo de armazenamento dos documentos é dispendioso e ineficiente.

A crescente preocupação com a proteção de dados torna ainda mais difícil o armazenamento de dados em papel estar em conformidade com os regulamentos.

Para adicionar a estes desafios, os clientes também estão a começar a exigir que todos os seus dados sejam protegidos e os serviços simplificados, afetando todo o mundo dos negócios.

Para ir ao encontro de todos estes desafios o mercado reagiu, criando soluções digitais que as empresas possam adotar facilmente. Uma das tendências mais recentes na gestão de documentos e informações são as soluções de conteúdo. Estas soluções abrangem uma ampla variedade de recursos de gestão de conteúdos destinados à digitalização de documentos, para que a pessoa possa transformar o conteúdo da sua empresa em um ativo digital, criando assim mais valor para o seu negócio.

Esta solução tecnológica pode ajudar as empresas a automatizar os fluxos de trabalho e centralizar os seus dados, a fim de superar as dificuldades que advém de armazenar documentos e informações em papel.

 

“1 em cada 3 empresas admitem perder tempo no processamento de documentos”

 

As soluções de conteúdo tecnológicas trazem assim uma série de benefícios para as empresas que adaptem estas soluções.

Benefícios de usar soluções de conteúdo

A KYOCERA soluções de conteúdo identifica três das mudanças mais importantes que as empresas experenciam ao implementar sistemas de gestão de conteúdo:

  1. Custos mais baixos

De acordo com o estudo “Digitalização de negócios da KYOCERA na Europa Outlook 2019”, 28% das empresas afirmam que não têm espaço suficiente para armazenamento nas suas instalações, e isso tem um custo.

À medida que os preços dos imóveis estão subindo e a quantidade de documentação esta a aumentar, as empresas começam a ver uma clara necessidade de uma abordagem mais sustentável em favor de diminuir o espaço de armazenamento físico de documentos.

A introdução de uma solução de gestão de conteúdo numa empresa pode permitir assim que esta faça um uso mais eficiente dos seus recursos gerais. Ao usar ferramentas de gestão de conteúdos para capturar e gerir documentos e suas informações, o espaço físico é libertado e as despesas são reduzidas.

Simplificando, os espaços morto nos escritórios (atualmente ocupados por armários com pastas e documentos) tornar se à uma coisa do passado, oferecendo às empresas oportunidades de encontrar maneiras de utilizar melhor suas instalações.

  1. Melhorar a segurança

Os documentos em papel podem ser facilmente perdidos ou destruídos e vistos por praticamente qualquer pessoa. Todavia os documentos digitais geridos por uma solução de conteúdo hoje em dia são praticamente indestrutíveis e podem ser restritos a indivíduos autorizados.

Quando uma empresa decide digitalizar os seus documentos, usando uma solução de serviços de conteúdo, cria também a oportunidade de tornar o seu conteúdo seguro e gerivel. As empresas ao adotar esta solução passam também a ser capazes de controlar quem tem acesso à sua documentação sensível e impedir que as informações caiam nas mãos erradas.

Como tal, as soluções de conteúdo deixam que os utilizadores criem regras que permitam apenas que determinados indivíduos ou grupos de uma empresa acessem dados específicos. Também podem ser criadas regras que autorizam o acesso a funcionários que estão num nível de gestão específico dentro da empresa, mantendo sempre o rastreamento de quem e quando acessou determinado conteúdo.

VANTAGENS DE SOLUÇÕES DE CONTEÚDO

  1. Eficiência no local de trabalho

Em média um funcionário geralmente gasta tanto tempo, se não mais, procurando informações do que realmente lendo ou usando documentos. Ter ficheiros digitais onde os documentos pretendidos estão apenas a alguns cliques de distância pode levar a um aumento da eficiência no local de trabalho, com consequência de um aumento de produtividade, geralmente encontrado após a implementação de uma ferramenta como o Enterprise Content Management.

No estudo “Digitalização de negócios da KYOCERA na Europa Outlook 2019”, quase uma em cada três empresas admitiu perder muito tempo processando documentos mas também reconheceu ter versões diferentes e várias cópias do mesmo documento guardados por inúmeros servidores e dispositivos causando assim um grande problema.

No final, isso significa que as operações diárias de uma empresa tornam-se demoradas e complicadas, por exemplo, na gestão de contratos, em que atrasos nas negociações ou até mesmo negócios perdidos podem ser causados por extensa documentação.

A digitalização de documentos pode resolver esses problemas e impedir muitos outros.

As soluções de conteúdo modernas permitem que as empresas capturem e digitalizem documentos, enquanto os indexam, transformando-os em informações úteis e pesquisáveis.

No mercado atual, de constante uma empresa pode obter uma vantagem competitiva usando a tecnologia certa. A digitalização de documentos e a centralização de informações com as soluções de conteúdo permitem assim a qualquer empresa obter enormes poupanças de tempo e dinheiro, aumentando a eficiência geral da empresa e oferecendo melhores oportunidades para a utilização de recursos.

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