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Soluções de impressão móvel

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Impressão móvel

A gestão de mobilidade corporativa (Enterprise Mobile Management – EMM) está a colocar as empresas um passo mais perto do escritório sem fronteiras. Todavia muitas organizações não dão o devido foco em criar soluções de impressão móvel fáceis de usar, que permitam aos funcionários imprimirem documentos a qualquer hora e em qualquer lugar. É um processo relativamente fácil e direto, depois das empresas entendem completamente todo o processo.

Uma solução de impressão móvel correta deverá integra-se nos sistemas EMM existentes de forma fácil, economizando custos, mantendo a segurança e a eficiência dos negócios. A impressão móvel é uma questão importante no mundo digital das empresas e que se encontra em rápida evolução.

Existe uma tendência para as empresas avançarem para o conceito de escritório sem papel, mas é incomum que estas parem de imprimir documentos por completo. Apesar do aparecimento de inovações, como a DocuSign, existem várias situações em que a impressão ainda é a opção preferida pelas empresas.

Para tirar o máximo proveito de soluções de impressão móvel, as empresas precisam de garantir que os funcionários que trabalham remotamente tem os mesmos privilégios que os funcionários do escritório. Parte disso é permitir que eles imprimam documentos importantes quando e onde quiserem usando dispositivos móveis.

Cada vez mais existem colaboradores que trabalham remotamente, sendo que esta tendência espalha-se pelos diferentes sectores de atividade todavia estes os profissionais precisam de ser capazes de imprimir. Garantir que eles possam fazer isso de maneira eficaz e segura, sem complicações desnecessárias, é uma parte essencial da mobilidade dos negócios para qualquer empresa que procura otimizar sua maneira de trabalhar.

Trabalhando remotamente de forma eficaz 

A gestão de mobilidade corporativa é um pré-requisito para uma organização moderna. Atualmente, a maioria dos colaboradores de escritório realiza uma parte significativa do seu trabalho em dispositivos móveis, fora dos seus escritórios.

Existe uma vontade crescente de trabalhar em qualquer lugar com qualquer dispositivo disponível. Smartphones, tablets e outros dispositivos portáteis são a resposta rápida às necessidades dessas pessoas.

A mobilidade corporativa, possível através de soluções de impressão móvel, permite reduzir custos e aumentar a produtividade das empresas.

O uso desta tecnologia permite satisfazer as necessidades de inúmeros sectores de atividade especialmente como os da banca, seguros e assistência médica, onde a velocidade do serviço é um dos maiores diferenciadores.

Todavia uma estratégia de mobilidade corporativa não está completa sem uma estratégia de impressão móvel cuidadosamente delineada. Se as pessoas poderem imprimir documentos remotamente a partir de qualquer dispositivo, isso aumentara a sua flexibilidade, mas muitas empresas usam métodos primitivos e potencialmente perigosos.

Uma prática comum, por exemplo, é fornecer a todos os colaboradores, que usam dispositivos móveis, usarem a mesma rede que os computadores de escritórios da empresa. Ambos os colaboradores têm a mesma capacidade de imprimir sem restrições.

Mas não ter restrições e regras para os dispositivos móveis é uma receita para o desastre.

Primeiro, os dispositivos móveis ao usarem a mesma rede dos computadores de escritório permite-lhes aceder a informações confidências da empresa, o que lhes facilita a impressão rápida para possíveis usos indevidos. Em segundo lugar, dar acesso via dispositivos móveis a todos os colaboradores provoca enorme confusão e possível sobrecarga nos departamentos de IT.

Ferramentas de gestão de impressão são essenciais

O que os utilizadores de dispositivos móveis precisam é de acesso aos tipos de ferramentas de gestão de impressão que determinam quais os privilégios de acesso para os utilizadores de computadores. Para uma gestão segura, o melhor método é integrar os dispositivos móveis a uma solução EMM existente, como o MobileIron ou o XenMobile. Existem várias tecnologias que podem executar o processo de integração, incluindo o ThinPrint Mobile Print.

Cada dispositivo móvel obtém um perfil detalhando de quais as impressoras que pode usar.

Depois de enviar estes dados para cada dispositivo móvel, todo o processo pode ser criptografados e armazenado no sistema. O método mais conveniente de analise e recuperação é o QR code do dispositivo móvel, mas uma password por utilizador móvel também funciona.

Para proteger ainda mais os dispositivos, é aconselhável impedir que a impressão de documentos passe por uma cloud pública.

Para garantir total segurança a organização deve optar por uma cloud privada dado que assim é possível configurar o hardware e o armazenamento de informações, impedindo que visitantes indesejados acedam à rede da empresa.

O uso de uma solução EMM permite obter estas vantagens e ainda criar o mais alto nível de segurança tecnologicamente possível.

Soluções de impressão móvel acessíveis

Estas soluções não precisam ser caras. Não há necessidade de investir em impressoras móveis, porque na maior partes dos casos a impressão móvel pode ser configurada à gama já existente de impressoras da empresa. Quando uma empresa usa uma solução EMM, não há necessidade de atualizar routers ou a rede da empresa. A solução está configurada para suportar uma gama variada de computadores, laptops e dispositivos móveis. Ao integrar esta solução na sua empresa não haverá custos de formação, uma vez que a maioria dos utilizadores de dispositivos móveis é bastante inteligente quando se trata de entender novos aplicativos e o sistema é intuitivo e simples.

A solução de impressão móvel consiste em integrar as impressoras com aplicativos iOS ou Androids de forma a conectar-se às várias impressoras da rede da empresa.

Evitar chamadas para o suporte técnico de IT deve ser uma prioridade para todas as empresas.

Com uma solução bem projetada, o departamento de IT deverá definir facilmente e de forma rápida os privilégios de acesso de cada um dos colaborador da empresa.

Soluções de impressão móvel – opções seguras e fáceis de usar

As soluções de mobilidade corporativa  procuram aumentar a eficiência, acelerando os tempos de resposta e reduzir os custos. Os dispositivos móveis são mais acessíveis que os computadores de escritório portanto a maioria das organizações fica satisfeita com o facto dos seus colaboradores poderem tirar proveito dessa solução. Os iPads evoluíram e a tecnologia do ecrã dividido já está disponível, tornando-os adequados para uma ampla gama de trabalhos.

Enquanto isso, a impressão continua sendo importante para a maioria das organizações, apesar da mudança para escritórios sem papel. Ninguém sabe o que acontecerá em duas décadas, mas, por enquanto, permitir que os dispositivos móveis imprimam de forma segura e de fácil utilização é parte integrante da melhor solução de impressão móvel comercial possível.

 

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